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用drupal建立文件管理系統-純哈拉

liaozi's 的頭像
由 liaozi 在 2007-06-07 (四) 22:11 發表

小弟是公司的文管，最近公司剛過ISO
老實講文件建立真是件浪費紙張的工作
我有想要未來可以利用Drupal替公司做無紙化作業
目前想到的是文件需要簽核的部份比較難搞定
站上的先進不曉得有沒有類似的使用經驗?

小弟的公司是食品業，使用的是ISO22000
這個簽核的動作目前想起來有點複雜
好比說一份文件制定好了以後，需要三個人簽核才能發行
1.制定人
2.審查人
3.核准人
CCK Field Permissions我有空再來試看看 :)

cogito ergo sum 我思故我在

配合wordflow + action + cck + cck field permission
應該ok的，可以試看看

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hi,
我試了一下，發現如果要做"粗"一點
使用wordflow模組就能做出與"簽核"雷同的動作
目前遇到的問題是wordflow的記錄找不到地方刪除
另外，簽核的權限我一直搞不定
我設定一個流程為"批示"
並且做了三個操作
01.建立
02.審查
03.核准
虛設了兩個人M1及M2
M1跟M2兩個人都可以輕易的調整01→03的流程....XD，暫時還搞不定，因為看不懂權限設定的意思

文件管制要做到嚴謹的難度似乎蠻高的

cogito ergo sum 我思故我在

你碰到的問題應該是你沒有增加新的角色，在使用者管理那裡看看吧
其實很多種作法，你可以瞭解看看
第1種. taxonomy access lite，用分類權限與角色設定，達到簽核效果，再用views篩出核準的文件、非核準的文件
第2種. cck field permission，也就是上面說的用cck的溝選框當作簽核效果，再用views篩出核準、非核准的文件
第3種. 用workflow，也就是你現在的方式。workflow可以依據角色的不同來下定workflow，達到簽核的效果。不過我就不確定views可不可以篩選workflow不同的文章

以上三個都需要新增不同的角色，以讓權限不同的人可以做不同的事情。
其實，workflow+action的用途是，還可以在有新的文件進來時，發mail通知，簽核好的時候，也發mail通知。

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各位大大, 不好意思, 又翻出這篇舊文.
小弟也有這方面的需求, 即想要把 ISO 27001 上的表單都給予無紙化.
就是所謂電子表單流程, 簽核, 追蹤, 分析, 統計. 這些功能.

電子表單流程即把各類紙本的的表單變成電子化的流程.
簽核即如同電子公文般有簽核的動作, 並發送 e-mail 通知下一關的經辦有電子表單需處理.
追蹤即所有使用者都可知道這張電子表單目前是卡在那一關.
分析, 統計這倒還好, 只要能匯出 csv 檔, 由 excel 來做就好.

不知道現今 Drupal 6 是否有新的模組可做到??

簽核即如同電子公文般有簽核的動作, 並發送 e-mail 通知下一關
這個我有實做出來，workflow即可達成

追蹤即所有使用者都可知道這張電子表單目前是卡在那一關
這個workflow似乎預設就有該功能，不過我覺得views篩選功能設定一下或許會更好用

只要能匯出 csv 檔, 由 excel 來做就好
Views Export xls這個模組可達成相關功能

cogito ergo sum 我思故我在

表單的設計 用 cck 來處理,
報表的設計 用 views 來處理.
cck + views 就能夠cover不少一般 資料處理 上的瑣事.
工作流程 的話就用 workflow 來處理.

因為這幾樣模組就幾乎把一般性的 資料管理 的需求都給滿足了
(當然還要裝一些小模組來補強一些需求), 剩下一些需要客製化的,
就需要自己 coding 的 客製化模組 cover.

不過即便是如此, 還是要花很多時間去調校細節. cck 還好, views的話
幾乎都是在玩設定, 聽起來好像不難, 但真的要花不少時間去熟悉. 至於
workflow 我還沒應用得很深入, 但估計要花的時間也不會少.

我目前所知的程度, 只算是 堪用 而已, 也還不是非常深入. :P
至於 新模組 的話, 哈哈, 還抽不身來去研究.

我所有的表單都是用cck做的 內容類型 (content/types)
再依各種內容類型去設計fields要呈現的方式
有些直接用選單，有些直接用填表
不過要開超多fields就是了
我公司會實際用表單的人不到10人
所以要管理設計內容與協調不會太難

我覺得Drupal有潛力快速E化ISO表單
因為手機只要有瀏覽器就能登入使用

未來有時間我會分享相關的方法出來
能夠減少紙張的使用 對於環保有很大的幫助 :)

E化有很大的幫助就是查詢功能很方便

比方說A寫了一張訂購單給B
有可能B單子不見了，或忘了做
E化的話，只要在訂購單上面做一個進度及日期查詢功能欄位
B就能很快速的查詢A丟了什麼單
B也能很放心的知道A有沒有幫忙完成，東西有沒有如期到貨

Drupal的彈性真的很大，而且建構及維護的成本也不高
不過要看公司的老大願不願意接受啦 ^^

cogito ergo sum 我思故我在